Bien amigos, este será el primer tema del curso. Probablemente piensen que no es un tema de lo más crucial para comenzar a dar forma a sus ideas para negocios o mejorar la administración de una empresa, sin embargo me atrevo a decir que en efecto uno de los mas importantes porque involucra a un elemento medular en su empresa: El personal. Así es, el recurso humano, el colaborador, el empleado como gusten llamarlo, jugará sin lugar a duda un papel decisivo para el funcionamiento del negocio y será necesario medir el nivel de cumplimiento de sus empleados por medio de la evaluación del desempeño para asegurarse de que esta ejerciendo una gerencia efectiva y que su negocio va por buen camino, puesto que su empresa no solo es USTED sino todos los que en ella participan y es importante que sus colaboradores lo sepan, que conozcan su papel en la empresa, el impacto de sus acciones y como el hecho de que -por ejemplo- Roberto atienda bien a cada uno de sus clientes genera mayores ventas, lo que permite que la empresa obtenga utilidades y que finalmente el empleado obtenga una parte de esta, o simplemente que asegure su permanencia en una empresa solida y estable.

Pero …¿Qué es la evaluación del desempeño?

La evaluación del desempeño es un proceso de revisión que se utiliza para medir el desempeño de su empleado en relación a las metas acordadas con éste según el cargo y responsabilidades de le correspondan, así como con lo acordado en conjunto con el equipo de trabajo. Se recomienda realizar una evaluación formal al menos una vez al año y periódicamente (cada 1 o 2 semanas) una evaluación informal que consistiría en una simple charla espontánea.

Es importante por que:

• Le permite primeramente acercarse con sus empleados manteniendo una buena y cercana relación, generando confianza en ambas partes.
• Evaluar el desempeño lo obliga a usted a comunicar con anticipación y de manera formal las metas a sus colaboradores, provocando así que todos en la empresa conozcan y compartan SU filosofía, SU meta y SU visión y se identifiquen con ella, evitando que su empresa pierda rumbo, punto básico!
• Al proporcionar retroalimentación constante y oportuna a sus empleados usted puede hacer mejoras significativas en la productividad del personal al encontrar las causas del bajo desempeño y las acciones para elevarlo.
• Las evaluaciones no son críticas personales ni regaños, son charlas para identificar y corregir el bajo desempeño como ya lo he mencionado, pero también son una oportunidad para reconocer lo bueno, elogiar al empleado cuando en verdad lo merezca y motivarlo en su crecimiento.
• La evaluación del desempeño lo ayudará además en el tema de sueldos, aumentos, ascensos o despidos de personal, y en este último caso si algún empleado levantase alguna demanda por inconformidad, tener registro del desempeño del empleado también lo protegerá en el aspecto legal.

El papel del empleado en la evaluación del desempeño:

Como mencioné previamente, esta herramienta de evaluación le permitirá acercarse al empleado. Al participar en una evaluación del desempeño deben verse como un equipo, una asociación que trabaja en pos del mejoramiento de la empresa y usted debe hacerlo sentir como tal.

Se recomienda que al iniciar la charla, se le pida al empleado que se autoevalúe y exprese como se siente, si cree que ha sido productivo o en que áreas encuentra dificultad, si cuenta con los recursos necesarios para alcanzar sus metas o si necesita alguna capacitación. De esta manera usted puede ver ambos lados de la historia y tomar mejores decisiones.

La autoevaluación puede ser formal utilizando un formato donde el empleado se califique en cada uno de los rubros que apliquen en las metas y responsabilidades de su puesto o bien puede consistir en breves notas por parte del empleado.

Finalmente la autoevaluación del empleado abre la puerta hacia esa relación de ganar-ganar que todo gerente quiere tener con sus colaboradores para que estén contentos y motivados, creando así el ambiente de asociación que les mencionaba, eliminando así cualquier reacción negativa que pudiera surgir.

Preparación de una evaluación formal:

Para obtener una detallada fotografía del desempeño de su empleado, antes de realizar una evaluación formal reúna los siguientes documentos:

• Las responsabilidades del puesto
• Un documento donde usted haya plasmado previamente sus observaciones del desempeño del empleado.
• Documentos que validen y justifiquen sus observaciones.
• Las metas esperadas (previamente comunicadas) en ese periodo y de acuerdo al puesto.
• Los antecedentes del empleado en cuanto a capacitaciones, resultados en tareas anteriores, etc.
• Formato para autoevaluación del empleado.

Consejos:

• Programe con anticipación la reunión y comunique al empleado.
• Elija una hora y lugar donde no haya distracciones. Busque elegir un lugar neutral pero dentro de las instalaciones del negocio, evite colocarse detrás de un escritorio pues esto denota autoridad y puede generar incomodidad para el empleado.

Al evaluar al empleado no olvide dedicar la misma cantidad de tiempo a los aspectos negativos como a los positivos. De ejemplos claros, explíquelos con la documentación y enfóquese estrictamente solo en los puntos realmente importantes, del mismo modo limítese a tocar un solo punto para mejorar por cada evaluación, de manera que el empleado pueda enfocarse en esta tarea con buena disposición, sin sentirse presionado o que se le exige demasiado.

En el punto del desempeño a mejorar busque las causas y efectos del comportamiento del empleado o si este cuenta con los recursos suficientes para cumplir su meta y más que regaños busque soluciones para ambas partes.

No olvide siempre documentar el desempeño del empleado, utilice formatos donde registre la fecha de la reunión, los datos generales del empleado, el puesto, las metas establecidas, lo que observó, datos de respaldo (números, métricas, resultados del empleado) y el impacto en su empresa.

Realizar una reunión para la evaluación de desempeño formal

Un buen comienzo: Las evaluaciones tienden a ser situaciones de incomodidad, nerviosismo,  tensión o desagrado para ambas partes, de manera que es un punto clave que usted establezca el ambiente de “equipo” desde que se reúne con el empleado. Puede comenzar explicando el objetivo de la reunión y los beneficios que esto traerá para ambos.

Posteriormente invite al empleado a llenar el formato de autoevaluación y una vez lleno pídale que exprese su sentir y gane la confianza del empleado, una vez que el empleado comience a hablar escuche con mucha atención y no lo interrumpa hasta que termine, demuestre que esta escuchando utilizando el parafraseo, por ejemplo usted puede decir: “Si entiendo, usted siente que cumple con todas las metas respecto del informe semanal de ventas, pero que tiene problemas para contactar a todos los clientes que se le han asignado. ¿Correcto?” Si la persona no se expresa con claridad o habla de manera muy general puede usted intervenir con preguntas abiertas y claras, asegúrese de entender la situación del empleado. Luego analice el formato que la persona llenó.

Analizar el desempeño del empleado

Una vez que ha escuchado al empleado, analizado su autoevaluación y en base a las observaciones que usted ya previamente enlistó exprese al empleado sus reflexiones manteniéndose enfocado en el desempeño sin personalizarlo.

Posteriormente confirme si el empleado entiende sus metas y responsabilidades y si se cree capaz de cumplirlas.

Explique los pasos que ambos seguirán para alcanzar la meta, como lo van a lograr y en que tiempo. Por ejemplo la meta de Roberto es aumentar sus ventas en un 3% en un lapso de  2 semanas, para esto Roberto tendrá que contactar a 20 clientes mas de los que normalmente maneja y registrar a esos nuevos clientes y los resultados obtenidos con cada uno, de esa manera sabrán si el problema es que atiende a pocos clientes o bien que necesita trabajar en sus técnicas de venta. Las acciones que usted como gerente tomará durante este lapso de 2 semanas será monitorear las ventas de Roberto, presenciar algunas ventas y mejorar cualquier falla en el momento, esto es darle seguimiento a la evaluación y siempre deberá hacerlo.

Luego establezca los resultados esperados con el plan de trabajo que acaban de acordar (el aumento en ventas de Roberto de 3% y lo que esto beneficiará a la empresa)

Al terminar el lapso acordado para el cumplimiento de la meta deberán reunirse otra vez para evaluar los resultados obtenidos, si fueron satisfactorios o no. Si el empleado cumplió la meta es tiempo de felicitarlo y motivarlo a continuar así, luego podrán pasar a tratar una meta distinta de acuerdo a las áreas de oportunidad que usted identifique previo análisis de acuerdo al proceso de preparación de reunión para la evaluación del desempeño que he explicado previamente. Por el contrario, si la meta no se cumplió será necesario que el empleado exprese las causas que el encuentra y que dificultades encontró para que de esta manera puedan encontrar las acciones necesarias para corregir este desempeño.

Conclusión del tema.

Como ven la evaluación del desempeño es una herramienta de suma importancia para cualquier empresa, ya sea chica, mediana o grande, ya que le proporciona a usted como gerente una imagen clara de lo que esta sucediendo con su personal y si las metas se están cumpliendo o el “porqué” y “qué hacer” en el caso contrario.

En el momento de hacer realidad sus ideas para negocios no dejen “para después” lo que aquí han aprendido, no esperen a tener mas de 10 empleados o utilidades de 100,000 pesos mensuales para comenzar a aplicar una evaluación de desempeño, si bien este proceso puede simplificarse para una empresa pequeña no deja de ser parte importante para un negocio exitoso.

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